Sidosryhmä- ja markkinointirekisteri
1. Yleistä
Sofita käsittelee henkilötietoja huolellisesti pitäen vastuullisena sosiaali- ja terveydenhuoltoalan toimijana huolta tietosuojaan liittyvistä velvollisuuksistaan. Noudatamme toiminnassamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä viranomaisten ohjeistuksia henkilötietojen käsittelystä.
2. Rekisterin nimi
Sofitan sidosryhmä ja markkinointitirekisteri
Päivitetty 22.5.2025
3. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Sofita Oy / Y-tunnus: 2909865-4
Mannerheimintie 93 A
00270 HELSINKI
Tietosuojavastaava: Jukka Ohtonen
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Sidosryhmä- ja markkinointirekisterissä ylläpidetään Sofitan olemassa olevien ja mahdollisten yhteistyökumppaneiden vastuuhenkilöiden, yhteyshenkilöiden, muiden kontaktihenkilöiden ja mahdollisten omistajatahojen sekä muiden sidosryhmäläisten henkilötietoja. Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
Sofita käsittelee henkilötietoja huolellisesti pitäen vastuullisena sosiaali- ja terveydenhuoltoalan toimijana huolta tietosuojaan liittyvistä velvollisuuksistaan. Noudatamme toiminnassamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä viranomaisten ohjeistuksia henkilötietojen käsittelystä.
2. Rekisterin nimi
Sofitan sidosryhmä ja markkinointitirekisteri
Päivitetty 22.5.2025
3. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Sofita Oy / Y-tunnus: 2909865-4
Mannerheimintie 93 A
00270 HELSINKI
Tietosuojavastaava: Jukka Ohtonen
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Sidosryhmä- ja markkinointirekisterissä ylläpidetään Sofitan olemassa olevien ja mahdollisten yhteistyökumppaneiden vastuuhenkilöiden, yhteyshenkilöiden, muiden kontaktihenkilöiden ja mahdollisten omistajatahojen sekä muiden sidosryhmäläisten henkilötietoja. Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
- Markkinoinnin, viestinnän ja myynnin kehittäminen, kohdentaminen ja seuranta
- Sopimus- tai asiakassuhteen hoitaminen ja siihen liittyvien henkilötietojen ylläpito
- Asiakaspalvelu
- Asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely
- Asiakassuhteen seuranta ja raportointi
- Toiminnan laadun ja turvallisuuden varmistaminen
- Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen
Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille.
5. Rekisterin sisältö
Rekisteriin voidaan tallentaa muun muassa seuraavanlaisia tietoja:
5. Rekisterin sisältö
Rekisteriin voidaan tallentaa muun muassa seuraavanlaisia tietoja:
- Yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, titteli, asema ja yhteystiedot yrityksessä
- Postituslistat (esim. asiakaslehdet, uutiskirjeet)
- Sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot, kuten uutiskirjeiden tilaaminen
- Palveluiden tarjoamiseen, ostamiseen, käyttämiseen ja kehittämiseen sekä markkinointiin ja myyntiin liittyviä tietoja
- Muita asiakassuhteen hoitamisen tai kehittämisen kannalta olennaisia tietoja
6. Tietolähteet
Ensisijainen tietolähde on yritys tai henkilö itse tai henkilön itse ilmoittamat muut tietolähteet. Sofita, sen sidosryhmät tai ulkopuoliset palveluntarjoajat, kuten hakemistopalvelut tai julkiset rekisterit.
7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta Sofitan tai Sofitan lukuun toimivien, palveluiden tuotantoon, kehittämiseen ja ylläpitoon osallistuvien osapuolten ulkopuolelle muutoin kuin sopimuksen, muun suostumuksen ja säädösten mukaan.Tietojasi ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin vain Euroopan komission tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
8. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain Rekisterinpitäjältä erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
9. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti tai muulla varmennetulla tavalla ja se on osoitettava rekisterinpitäjälle, joka päättää tarkastusoikeudesta. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilötodistuksesta ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöitynä. Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä henkilörekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Henkilö voi kieltää Sofitan sähköisen viestinnän tietosuojalain 27 §:n mukaisesti käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinoinnin tarkoituksiin ilmoittamalla muutoksista kirjallisesti tai toimimalla sähköisessä markkinointiviestissä muuten ilmoitetulla tavalla.
10. Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä postitse osoitteeseen: Sofita Oy / Tietosuoja, Mannerheimintie 93 A, 00270 HELSINKI tai sähköpostilla info@sofita.fi
Sofita voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.
Ensisijainen tietolähde on yritys tai henkilö itse tai henkilön itse ilmoittamat muut tietolähteet. Sofita, sen sidosryhmät tai ulkopuoliset palveluntarjoajat, kuten hakemistopalvelut tai julkiset rekisterit.
7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta Sofitan tai Sofitan lukuun toimivien, palveluiden tuotantoon, kehittämiseen ja ylläpitoon osallistuvien osapuolten ulkopuolelle muutoin kuin sopimuksen, muun suostumuksen ja säädösten mukaan.Tietojasi ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin vain Euroopan komission tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
8. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain Rekisterinpitäjältä erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
9. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti tai muulla varmennetulla tavalla ja se on osoitettava rekisterinpitäjälle, joka päättää tarkastusoikeudesta. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilötodistuksesta ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöitynä. Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä henkilörekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Henkilö voi kieltää Sofitan sähköisen viestinnän tietosuojalain 27 §:n mukaisesti käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinoinnin tarkoituksiin ilmoittamalla muutoksista kirjallisesti tai toimimalla sähköisessä markkinointiviestissä muuten ilmoitetulla tavalla.
10. Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä postitse osoitteeseen: Sofita Oy / Tietosuoja, Mannerheimintie 93 A, 00270 HELSINKI tai sähköpostilla info@sofita.fi
Sofita voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.