Rekrytointirekisteri
1. Yleistä
Sofita käsittelee henkilötietoja huolellisesti pitäen vastuullisena sosiaali- ja terveydenhuoltoalan toimijana huolta tietosuojaan liittyvistä velvollisuuksistaan. Noudatamme toiminnassamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä viranomaisten ohjeistuksia henkilötietojen käsittelystä.
2. Rekisterin nimi
Sofitan rekrytointirekisteri
Päivitetty 22.5.2025
3. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Sofita Oy / Y-tunnus: 2909865-4
Mannerheimintie 93 A
00270 HELSINKI
Tietosuojavastaava: Jukka Ohtonen
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käyttötarkoitus on henkilöstön rekrytointi Rekisterinpitäjälle tai sen sopimuskumppaneille työsuhteeseen tai itsenäiseksi ammatinharjoittajaksi. Henkilötietojen käyttötarkoitus voi liittyä joko tiettyyn avoinna olevaan työtehtävään, tai rekisteröidyn ilmaisemaan tahtoon saada Sofitalta yhteydenottoja tai työtarjouksia Sofitalle mahdollisesti myöhemmin aukeavista rekisteröidylle soveltuvista työtehtävistä.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on joko työnhakijan antama suostumus käsittelyyn tai Sofitan oikeutettu etu käsitellä työnhakijan tarpeellisia tietoja rekrytointia varten, joka syntyy työnhakijoiden ja Sofitan välisestä suhteesta.
5. Rekisterin sisältöVoimme käsitellä Rekisterissä seuraavia yksilöinti- ja yhteystietoja sekä työnhakuun liittyviä henkilötietoja:
Sofita käsittelee henkilötietoja huolellisesti pitäen vastuullisena sosiaali- ja terveydenhuoltoalan toimijana huolta tietosuojaan liittyvistä velvollisuuksistaan. Noudatamme toiminnassamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä viranomaisten ohjeistuksia henkilötietojen käsittelystä.
2. Rekisterin nimi
Sofitan rekrytointirekisteri
Päivitetty 22.5.2025
3. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Sofita Oy / Y-tunnus: 2909865-4
Mannerheimintie 93 A
00270 HELSINKI
Tietosuojavastaava: Jukka Ohtonen
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käyttötarkoitus on henkilöstön rekrytointi Rekisterinpitäjälle tai sen sopimuskumppaneille työsuhteeseen tai itsenäiseksi ammatinharjoittajaksi. Henkilötietojen käyttötarkoitus voi liittyä joko tiettyyn avoinna olevaan työtehtävään, tai rekisteröidyn ilmaisemaan tahtoon saada Sofitalta yhteydenottoja tai työtarjouksia Sofitalle mahdollisesti myöhemmin aukeavista rekisteröidylle soveltuvista työtehtävistä.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on joko työnhakijan antama suostumus käsittelyyn tai Sofitan oikeutettu etu käsitellä työnhakijan tarpeellisia tietoja rekrytointia varten, joka syntyy työnhakijoiden ja Sofitan välisestä suhteesta.
5. Rekisterin sisältöVoimme käsitellä Rekisterissä seuraavia yksilöinti- ja yhteystietoja sekä työnhakuun liittyviä henkilötietoja:
- Työntekijän nimi ja syntymäaika
- Työntekijän yhteystiedot: puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite
- Kokemus- ja koulutustiedot
- Ammattioikeudet ja luvat
- Kielitaito
- Työsuhdetta koskevat toiveet ja ehdot
- Rekrytointiprosessin aikana syntyvät tiedot, kuten hakemus liitteineen
- Työntekijästä tehdyt mahdolliset soveltuvuusarviot
- Sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot, kuten uutiskirjeiden tilaaminen
- Muut rekrytoinnin kannalta tarpeelliset tiedot.
6. Henkilötietojen säilytysaika
Mikäli henkilötiedot on kerätty tiettyä työnhakijan hakemaan työtehtävään liittyen, henkilötiedot poistetaan rekrytointiprosessin päätyttyä, ellei rekisteröity ole ilmaissut tahtoansa tietojen säilyttämiseksi esimerkiksi tulevien työtehtävien tarjoamiseksi.
Muut henkilötiedot säilytetään niin pitkään, kuin se on tietojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista, kuitenkin enintään 24 kk.
7. Tietolähteet
Ensisijainen tietolähde on henkilö itse tai henkilön itse ilmoittamat muut tietolähteet. Lisäksi rekrytointiprosessin aikana käytetään tarpeen mukaan toimialaan liittyviä julkisia rekisterejä, kuten JulkiTerhikkiä.
8. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta Sofitan tai Sofitan lukuun toimivien, palveluiden tuotantoon, kehittämiseen ja ylläpitoon osallistuvien osapuolten ulkopuolelle muutoin kuin sopimuksen, muun suostumuksen ja säädösten mukaan.
Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin vain Euroopan komission tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
9. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain Rekisterinpitäjältä erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
10. Profilointi
Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.
11. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:
Mikäli henkilötiedot on kerätty tiettyä työnhakijan hakemaan työtehtävään liittyen, henkilötiedot poistetaan rekrytointiprosessin päätyttyä, ellei rekisteröity ole ilmaissut tahtoansa tietojen säilyttämiseksi esimerkiksi tulevien työtehtävien tarjoamiseksi.
Muut henkilötiedot säilytetään niin pitkään, kuin se on tietojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista, kuitenkin enintään 24 kk.
7. Tietolähteet
Ensisijainen tietolähde on henkilö itse tai henkilön itse ilmoittamat muut tietolähteet. Lisäksi rekrytointiprosessin aikana käytetään tarpeen mukaan toimialaan liittyviä julkisia rekisterejä, kuten JulkiTerhikkiä.
8. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta Sofitan tai Sofitan lukuun toimivien, palveluiden tuotantoon, kehittämiseen ja ylläpitoon osallistuvien osapuolten ulkopuolelle muutoin kuin sopimuksen, muun suostumuksen ja säädösten mukaan.
Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin vain Euroopan komission tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
9. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain Rekisterinpitäjältä erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
10. Profilointi
Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.
11. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:
- saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti.
- antaa suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti.
- vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöitynä.
- peruuttaa suostumuksensa, mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen tai vastustaa Sofitan oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
- vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä
Rekisteröidyn tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
12. Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä postitse osoitteeseen: Sofita Oy / Tietosuoja, Mannerheimintie 93 A, 00270 HELSINKI tai sähköpostilla tietosuoja@sofita.fi
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
12. Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä postitse osoitteeseen: Sofita Oy / Tietosuoja, Mannerheimintie 93 A, 00270 HELSINKI tai sähköpostilla tietosuoja@sofita.fi