1. Yleistä
Sofita käsittelee henkilötietoja huolellisesti pitäen vastuullisena sosiaali- ja terveydenhuoltoalan toimijana huolta tietosuojaan liittyvistä velvollisuuksistaan. Noudatamme toiminnassamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä viranomaisten ohjeistuksia henkilötietojen käsittelystä.
2. Rekisterin nimi
Sofitan rekrytointirekisteri
Päivitetty 2.8.2023
3. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Sofita Oy / Y-tunnus: 2909865-4
c/o VIRTATALO
Rajatorpantie 8,
01600 VANTAA
Tietosuojavastaava: Jukka Ohtonen
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käyttötarkoitus on henkilöstön rekrytointi Rekisterinpitäjälle tai sen sopimuskumppaneille työsuhteeseen tai itsenäiseksi ammatinharjoittajaksi. Henkilötietojen käyttötarkoitus voi liittyä joko tiettyyn avoinna olevaan työtehtävään, tai rekisteröidyn ilmaisemaan tahtoon saada Sofitalta yhteydenottoja tai työtarjouksia Sofitalle mahdollisesti myöhemmin aukeavista rekisteröidylle soveltuvista työtehtävistä.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on joko työnhakijan antama suostumus käsittelyyn tai Sofitan oikeutettu etu käsitellä työnhakijan tarpeellisia tietoja rekrytointia varten, joka syntyy työnhakijoiden ja Sofitan välisestä suhteesta.
5. Rekisterin sisältö
Voimme käsitellä Rekisterissä seuraavia yksilöinti- ja yhteystietoja sekä työnhakuun liittyviä henkilötietoja:
6. Henkilötietojen säilytysaika
Mikäli henkilötiedot on kerätty tiettyä työnhakijan hakemaan työtehtävään liittyen, henkilötiedot poistetaan rekrytointiprosessin päätyttyä, ellei rekisteröity ole ilmaissut tahtoansa tietojen säilyttämiseksi esimerkiksi tulevien työtehtävien tarjoamiseksi.
Muut henkilötiedot säilytetään niin pitkään, kuin se on tietojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista, kuitenkin enintään 24 kk.
7. Tietolähteet
Ensisijainen tietolähde on henkilö itse tai henkilön itse ilmoittamat muut tietolähteet. Lisäksi rekrytointiprosessin aikana käytetään tarpeen mukaan toimialaan liittyviä julkisia rekisterejä, kuten JulkiTerhikkiä.
8. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta Sofitan tai Sofitan lukuun toimivien, palveluiden tuotantoon, kehittämiseen ja ylläpitoon osallistuvien osapuolten ulkopuolelle muutoin kuin sopimuksen, muun suostumuksen ja säädösten mukaan.
Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin vain Euroopan komission tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
9. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain Rekisterinpitäjältä erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
10. Profilointi
Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.
11. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:
Rekisteröidyn tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
12. Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä postitse osoitteeseen: Sofita Oy / Tietosuoja, c/o VIRTATALO Rajatorpantie 8, 01600 VANTAA tai sähköpostilla tietosuoja@sofita.fi